Μερικές φορές αισθάνεστε ότι η λίστα σας δεν έχει τέλος ή δεν διεκπεραιώνετε ποτέ τις υποχρεώσεις σας; Εδώ είναι κάποια απλά βήματα που θα σας βοηθήσουν στην παραγωγικότητα σας.

Εάν θέλετε να επαναθεωρήσετε τις συνήθειες εργασίας σας (working habists), συνιστούμε να αγοράσετε το Getting Things Done.

1. Τάξη

Χρησιμοποιήστε ένα σημειωματάριο, ένα online εργαλείο διαχείρισης εργασιών, ένα inbox ή οποιαδήποτε μέθοδο προτιμάτε για να καταγράφετε απολύτως ό, τι αποσπά την προσοχή σας αυτή τη στιγμή. Όλα τα καθήκοντα, μεγαλύτερα ή μικρότερα, προσωπικά ή επαγγελματικά, πρακτικά ή λιγότερο, projects, σχέδια και τα to-dos θα πρέπει να “συλλέγονται” με αυτόν τον τρόπο. Βγάλετε όλο αυτό το χάος από το κεφάλι σας και κινηθείτε βάση μιας συγκεκριμένης μορφής, προτού να καταφέρετε να ξεκινήσετε να ασχοληθείτε με ό,τι χρειάζεστε σωστά.

2. Αποσαφήνιση

Τώρα ότι έχετε συλλέξει τα πάντα και τα έχετε καταγράψει κάπου αξιόπιστα, ήρθε η ώρα να καταλάβετε τι σημαίνει αυτό. Κοιτάξτε κάτι από τη λίστα που έχετε συντάξει και σκεφτείτε, “είναι δυνατόν να το κάνω αυτό;” Εάν δεν είναι, ή δεν είναι δυνατόν τώρα, τότε είτε αποφασίστε να απαλλαγείτε από αυτό ή τοποθετήστε το στο αρχείο.

Εάν η απάντηση είναι ναι, αποφασίστε ποιο είναι το επόμενο βήμα που μπορείτε να ακολουθήσετε για να φτάσετε πιο κοντά στην ολοκλήρωση της εν λόγω εργασίας. Εάν διαρκεί λιγότερο από 2 λεπτά, εκτελέστε το αμέσως. Εάν όχι, μεταβιβάστε όποτε είναι δυνατόν ή τοποθετήστε το σε μια μακροπρόθεσμη λίστα εργασιών.

3. Οργάνωση

Ήρθε η ώρα να ενεργοποιήσετε τον εαυτό σας! Όταν έχετε πολλά στο “μενού” σας, είναι φυσιολογικό να αρχίσετε να δουλεύετε παρά να αφιερώσετε το χρόνο που χρειάζεστε για να καθίσετε και να οργανώσετε σωστά τον εαυτό σας.

Ωστόσο, βάζοντας προτεραιότητες και δομώντας τον χρόνο οργάνωσής σας, θα αναπτύξετε μια σαφέστερη ιδέα για το τι πρέπει να κάνετε στη συνέχεια και θα περάσετε γρήγορα την εργασία σας. Φτιάξτε λίστες και διαιρέστε κατάλληλα τις εργασίες σας, π.χ. μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αποστολή, τηλεφωνικές κλήσεις, άρθρα για εγγραφή. Εάν υπάρχει μια εργασία που απαιτεί μερικά βήματα, “σπάστε” το καθένα στα συστατικά του μέρη.

4. Αντικατοπτρισμός

Οι οργανωμένες λίστες είναι πολύ καλές, αλλά αν δεν τις επανεξετάζετε συχνά, θα γίνετε απλώς ένας ψυχαναγκαστικός κατασκευαστής λίστας ο οποίος δεν ωστόσο δεν είναι… παραγωγικός! Να ελέγχετε τις λίστες σας όσο συχνά χρειάζεται, ώστε να καταλάβετε ποιο είναι το πιο πιεστικό πράγμα που πρέπει να κάνετε στη συνέχεια. Αυτός ο συχνός προβληματισμός και επαναξιολόγηση θα σας βοηθήσει να δώσετε σωστή προτεραιότητα στα καθήκοντά σας και να αποφύγετε τον τρομακτικό σωρό των υποχρεώσεων- to-dos που θα πρέπει να είχατε ολοκληρώσει πριν από εβδομάδες.

5. Δέσμευση

“Σπάστε” το χρόνο, ήτοι δομήστε τον καλύτερα! Έχετε δημιουργήσει ένα υπέροχο σύστημα για να βοηθήσετε τον εαυτό σας να αποδίδει στο ζενίθ. Τώρα, χρησιμοποιήστε το. Με την απομάκρυνση κάποιων πραγμάτων από τη σειρά προτεραιότητας θα σας βοηθήσει να αποκτήσετε καθημερινά μια αίσθηση εκπλήρωσης και θα βεβαιωθείτε ότι επιταχύνετε την εργασία σας. Μην ξεχνάτε – αυτά τα μικρά ρίγη της ολοκλήρωσης που νιώθετε όταν ολοκληρώνετε κάτι, μπορεί να γίνουν εθιστικά και πριν το αντιληφθείτε, θα αποπροσανατολίζεστε από τους στόχους σας, αλλά θα βρίσκετε πάντα χρόνο για όλα τα καλά πράγματα στη ζωή!